Vol energie en goede moed meldt iedereen zich op de teamdag. Locatie gehuurd, lunch geregeld, agenda bepaald en eventuele achtervang geregeld, omdat jullie een dag weg zijn van kantoor. Kortom, jullie kunnen nu echt de tijd nemen om aan het bedrijf te werken i.p.v. in het bedrijf.
Toch heb je vaak aan het einde van de dag niet bereikt wat je echt had gewild. Hoe komt dat? Ging er te veel tijd verloren aan discussies of om de hete brei heen praten? Maar als je geluk hebt, zit je in een team dat elkaar goed kent en constructieve conflicten kan hebben met elkaar, toch? Zodat je aan het einde van de dag echt stappen hebt gezet.
De volgende dag kom je weer op je werkplek. Er wordt nog wat nagepraat. Was de teamdag van gisteren leuk? Dan merk je dat er meer begrip en gezelligheid is onderling. Je hebt er weer zin in; het is toch wel een leuk bedrijf waar je werkt.
De weken gaan voorbij… de energie tijdens de teamdag en de voornemens die toen zijn gemaakt in alle enthousiasme, zakken alweer weg. De waan van de dag neemt het over…
Wake up!
Het kan ook anders! Ik geef je hieronder 5 tips die je helpen om een teamdag te organiseren die ook echt blijvende impact heeft op alle fronten.
5 Tips voor een effectieve teamdag met blijvende impact
- Een hele belangrijke fase is de inventarisatie fase. Deze wordt regelmatig overgeslagen of heel snel gedaan. Waarom? Er is onvoldoende tijd, het belang wordt niet gezien of de directie/HR-manager heeft een duidelijk doel en visie wat ze willen bereiken en vinden deze fase niet nodig. Echter, hiermee wordt voorbijgegaan aan de behoefte van het team. Een goede inventarisatie van de huidige stand van zaken zorgt voor commitment vooraf en een hogere betrokkenheid.
- Een van de oorzaken dat belangrijke zaken niet boven tafel komen, is dat tijdens een teamdag iedere aanwezige een belang heeft bij de inhoud. Het aanwijzen van een onafhankelijke facilitator tijdens de dag geeft diepgang, structuur en efficiëntie in de gesprekken. En een facilitator ziet er ook op tijd dat iedere deelnemer aan bod komt. Bovendien kan iedereen ook echt zelf als deelnemer meedoen tijdens de dag zonder een dubbele rol te hebben.
- Durf constructieve conflicten aan te gaan en de onderstroom van het team zichtbaar te maken in een veilige context. Hier wordt de werkelijke cultuur zichtbaar die zorgt voor een goede teamgeest. Ook worden de energievreters en ineffectieve patronen zichtbaar.
- Het einde van de dag nadert: zorg voor concrete acties! Het is misschien een open deur, maar meestal wordt dit vergeten. Schrijf alle acties op per persoon en maak afspraken wie verantwoordelijk is voor de borging. Ook als de dag een vervolg moet krijgen omdat er te weinig tijd was: maak dan een concrete afspraak wie dit gaat regelen en wanneer. Taken, verantwoordelijkheden en borging dienen helder te zijn voordat de dag wordt afgesloten.
- Laat de teamdag en de gemaakte afspraken regelmatig terugkomen, bijvoorbeeld tijdens de maandelijkse persoonlijke gesprekken (bila’s) en teamvergaderingen. Zorg voor een goede implementatie en follow-up. Indien er weinig tijd voor is, besteed de follow op dan uit. Investeer niet in een teamdag, zonder follow-up! Regel tot slot nog eventuele individuele begeleiding indien nodig.
Het veranderen van patronen en gedrag heeft vaak wat langer de tijd nodig. Dus niet één dag. In één teamdag kan je onmogelijk een hele cultuur veranderen. Een teamdag is wel een uitstekende gelegenheid om betrokkenheid te verhogen, onderstroom helder te krijgen, snel informatie uit te wisselen met kans op minder ruis en richting te bepalen.
Een onafhankelijke facilitator
Wanneer kies je voor een onafhankelijke businesspartner en begeleider?
- Het brengt een groter gevoel van veiligheid, waardoor er meer dingen besproken worden en dat wat er echt speelt ook boven tafel komt.
- Het voorkomt dat er een aantal teamleden is die steeds aan het woord komen en anderen zwijgen. Een goede begeleider kan ervoor zorgen dat iedereen een goede en betrokken inbreng laat zien.
- Er wordt zichtbaar wat niet zichtbaar is. Niet alleen de bovenlaag wordt besproken. Juist de onderlaag wordt helder, waardoor er echt transparantie ontstaat en duidelijk wordt welke stappen er ondernomen moeten worden om doelen te bereiken.
- Een goede begeleider heeft geen oordelen en geen belang bij inhoud en discussies en kan snel een scherpe analyse maken van de kansen die er zijn in een team en organisatie.
- Doordat er vaak weinig tijd is in organisaties kan je erop vertrouwen dat ook de inventarisatie en follow-up worden uitgevoerd. Zelf begeleid ik geen teamdagen en trajecten zonder een eerste uitgebreide objectieve inventarisatie en bewezen follow-up strategie.
- Door de expertise van een begeleider kan je snel stappen zetten in effectieve samenwerking, werkplezier, focus en betere resultaten.
Kortom, een teamdag met blijvende impact valt of staat met een goede voorbereiding, goede begeleiding van de gesprekken en vooral de borging na de dag zelf. Zodat je de investering in tijd, geld en energie er dubbel uithaalt en ook echt je doelen bereikt en nieuwe kansen gaat zien.
Wil je ook meer resultaat uit jouw teamdag halen en meer impact realiseren? Of wellicht wil je weten hoe dit voor jou kan werken. Daarin denk ik graag met je mee. Mail of bel me en samen kijken we naar wat ervoor nodig is om winst-stappen te realiseren in jouw team of organisatie.
Hartelijke groet,
Eva Ghysels